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    山东体彩十一选五遗漏:漫谈差旅管理市场的现存问题及解决方案

    目前,中国差旅市场的规模己和欧洲的成熟发达市场规模相当,并以每年2位数的速度递增,进入了飞速发展阶段。因此,在这样的发展阶段管理这样大规模的一个市场必然面临着各种各样的问题和挑战。

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    中国差旅管理市场现存的问题

    一、差旅管理的理念还没有深入人心

    中国目前差旅管理市场的主要客户群还是外资企业,包括外国独资和中外合资企业。中国企业对于差旅管理这个概念的接受程度不高。外资企业已经和差旅管理公司洽谈合作,要求在中国执行全球统一的差旅政策,因为通过差旅管理能给企业带来很多益处。而中资企业仍然沿用地方模式,比如,使用现金支付,采用廉价供应商。国内企业的通常做法是,差旅事宜由办公室安排或者个人购票自行安排,多数公司的要求也很笼统,一概要求尽量定便宜的机票、住便宜的酒店,但是其实员工真正在差旅中花费有多少确实是很多公司无法知道的“黑洞”。许多员工还会把出差看作是能够获得额外收入的来源,通过机票的票面价和实付价格的差价,以及让酒店虚假开的发票变相地获得公司“福利”。

    令人惊讶的是,目前相当多的国内企业却默许了差旅财务管理漏洞的存在,“关系”和“个人利益”的比例在商业运作中非常微妙。对于中国很多企事业单位来说,差旅费用管理大多是财务管理的盲区。

    由此可见,没有有效的差旅政策,也没有对于差旅行为的规范管理,差旅数据也不进行整理和分析,没有人关心是否购买了打折机票,也没有人知道酒店住宿发票是否多开,没有人理解差旅管理公司存在的价值等等,这些都抑制了中国差旅市场的发展。

     

    二、差旅政策的完善程度不够

    如果企业能够对差旅进行有效管理,制定相应的差旅政策并落实下去,能够节约的差旅开销能够达到25%。目前由于国内企业了解差旅管理理念的人员不多,因此在差旅政策的制定和执行方面也有所欠缺。此外,由于知识和理念的缺乏,即使制定了差旅政策的国内企业在政策内容方面也比较粗放,仅仅只包括机票、酒店的住宿标准等。

    如下图所示,先进的差旅政策包括的内容很多。国内企业差旅政策的完善程度与先进企业相比还有差距,有的企业甚至没有差旅政策。

    表:两种不同类型差旅政策的比较

    粗放型的差旅政策

    先进的差旅政策

    1.机票如何预定如何报销

    2.酒店如何预定如何报销

    3.出租车或租车如何预定如何报销

    1.餐费/交际费用使用和报销规定

    2.通讯费使用和报销规定

    3.会议费用以及团队出行机票行程的报销规定

    4.公司的社会责任

    5.差旅的替代解决方案,例如电话视频会议、虚拟会议系统的使用

    6.明确列出那些项目是可以报销的哪些项目不可以

    7.实习生和临时员工等非正式员工的差旅方案

    8.差旅过程中出现风险及?;榭鱿氯绾斡Χ?/span>

     

    三、差旅管理公司鱼龙混杂、竞争激烈

    目前经营差旅管理的公司可以分为三大类:专业的差旅管理公司、在线旅游企业或国内大型旅行社经营差旅管理的部门、经营机票酒店预订的票台或者小型旅行社。

    可以看出,第一、二类型企业经营的才是真正的差旅管理,他们的服务内容包括了差旅管理的节约、控制、咨询、服务各个环节,第三类企业经营的其实就是针对企业客户的机票预定业务,对于企业的差旅管理目标的实现并无太大的帮助,而且因为灵活的服务,常常造成差旅“盲区”以及差旅“腐败”的出现。而在中国,这样的“差旅管理公司”占到了50%以上的市场份额,混淆了人们对于差旅管理的概念。

     

    解决差旅管理市场问题的方案

    事实上,虽然差旅管理涉及的各利益相关方存在着这样那样的利益冲突,但是只要做到:制定一套战略性的差旅政策、选择一家优质的差旅管理公司、加强差旅人员的满意度、协调好各利益关联方的关系、获得差旅付费单位高层的支持,就能够真正降低差旅总成本,这也成为了修复差旅管理市场问题的法宝。

     

    一、围绕共同目标制定完善的差旅管理政策

    就不同差旅管理政策的内容及类型进行了分析,从中我们可以看出在宽松、中度、严格的差旅政策区别,主要在于政策的详尽度以及适用的范畴。差旅付费单位需要基于企业文化考虑,选择什么样的角度制订差旅政策,制订什么样的差旅政策,什么样的差旅政策能够为员工们所接受,能够为企业的共同愿景服务。并不断完善差旅政策的流程。

    第一步:潜在的成本分析

    a.使用主推的供应商,包括旅行社、信用卡公司、航空公司、酒店、通信提供商的使用;

    b.注意差旅政策需要包括的所有的点,除常用的租车、机票和酒店的政策外还应该包括例如通讯政策、团体出行以及会务、餐食和娱乐以及其他费用。

    第二步:企业潜在的风险分析

    a.员工的安全和健康:有效的员工沟通尤其是在紧急情况下能够有效地联系到员工,以及员工在生病或出现其他状况时如何获取支持;

    b.风险管理:公司资产的?;?、差旅咨询服务以及紧急情况下的通知。

    第三步:进行流程改进

    a.沟通流程:要使得差旅政策快速有效地传递给员工,需要完善企业内部的信息网络;

    b.自动化的运用:例如在线预定工具的使用以及自动化的差旅成本控制管理,如果有会展的公司还需要考虑到会议工具。

    可见,如果差旅经理制定出完善的差旅政策,得到差旅管理公司专业的支持以及将该政策继续完善。差旅管理公司协助制定政策并据此执行差旅预定,差旅人遵守差旅政策。差旅直接产品供应商根据政策提供协议价格。这样,差旅管理就能进入良性发展的过程。

     

    二、尊重并正视差旅管理公司在整个过程中的作用

    如果简单来看,其实差旅也可以做到差旅直接产品供应商与客户的直接接触,绕过差旅管理公司。但实际上,由于差旅市场不同于传统旅游市场的一个重要特征就是,一家企业在选择差旅产品的时候需要接触的差旅直接产品供应商太多,例如,航空公司方面,主要的国内航空公司外加国际上大型的航空公司都需要接触;而酒店方而就更复杂了,以上海为例,大大小小的酒店就超过几千家。而一家需要差旅管理的企业通常又是在全国各地都有业务的。如何在这么多的差旅直接产品供应商里建立有利于差旅付费单位的联系,这是靠差旅经理与差旅直接产品供应商的直接联系无法满足的。这就需要借助差旅管理公司的力量,包括:

    1、参与差旅政策的制定

    结合差旅管理公司在差旅政策制定和执行方面的经验,能够有利于差旅管理政策与市场同类行业、相似的差旅支出的案例进行基准评估,这样,制订出来的差旅政策才能符合市场的需求。

    2、参与差旅直接产品供应商的三方协议的谈判

    差旅管理公司拥有和国内外众多的差旅直接产品供应商的资源,也更了解市场行情,他们的参与有助于有效的差旅管理的实施。

    3、作为统一的差旅预定渠道

    分散的预定渠道是目前市场的通病,大家都喜欢选择2家以上的差旅服务提供商,这样的话,企业的差旅政策之行的力度就会打一些折扣,而数据的整合也就比较难以实现。

    4、整合数据和提供分析报告

    由于使用了统一的预定渠道,差旅管理公司可以很容易地为企业进行数据的汇总与分析,这些数据来自航空公司、酒店和租车公司等各个差旅直接产品供应商及各个渠道的。

    分析报告包括对于该统计时间段的总的差旅支出、环比、同比,使用的主要差旅直接产品供应商、主要航线等信息以及节省和机会。

     

    三、让差旅人参与到差旅管理及差旅政策制定中来

    一个战略性的且可执行的差旅政策,是实现有效差旅管理和成本控制的核心。这样的政策需要选择差旅人希望的方式充分与他们沟通,许多的企业都提到最后一分钟的预定和变更对于他们执行差旅政策的影响很大。为解决这点,笔者建议各个机构:

    1、解决最后一分钟预定的有效方式是让员工充分了解差旅政策,并监督他们遵守政策;

    2、与差旅直接产品供应商谈判时充分考虑到员工不遵守差旅政策的情况;

    3、设立一个系统,让所有的差旅行程都需要获得审批,这样可以杜绝那些不必要的差旅花费。

    4、让员工参与到差旅政策的制定过程,可以最大幅度地增加他们对于政策的遵循度。如果企业不让员工参与到这样的政策制定中来,很可能所制定出来的政策无法满足员工的需求,相应地,他们也不会遵守这样的政策了。而如果员工们不遵守差旅政策,那么企业也就无法控制差旅成本和预算。完善差旅管理也就无从谈起。

     

    四、寻找差旅付费单位高层领导的支持

    差旅管理不同于普通的管理内容,它与人们的个人生活也有一定的关联,因此,任何的改变都有可能影响到个人的利益。而差旅管理在企业中所受到的重视程度和地位又不是很高,因此差旅经理的工作比较难做。另外一方面,差旅费用的支出占很多企业可控支出的第二位,这么大比重的费用,是能够吸引高层管理层关注的原因。

    高层管理者支持差旅项目可以通过以下两个方面:1、参与差旅政策的制定。因为差旅政策的制定受到企业文化和公司目标的影响,因此,只有高层领导才是在这方面有决策权的人;2、表率作用,如果高层领导能遵守差旅政策,那么相信其他员工也是不敢违反的。这样,总的差旅管理的目标才能实现。

     

    五、加强各方的信息共享

    对于所有的利益相关者来说,虽然各自有各自的利益追求,但就差旅项目来说,他们之间长期的合作关系是大家需要珍惜的。例如,差旅管理公司需要让企业了解他们的成本、收费模式,这样企业才能真正放心把自己关于差旅预算方面的信息分享出来,信息的分享才能够据此进行分析并得出解决和完善的渠道。而差旅直接产品供应商们也应该及时地与大家分享包括前返、后返、总量奖励计划等各方面的信息。

    对于出差员工的培训很重要,需要向他们解释,他们不能够选择自己喜欢的预订方式进行差旅安排,因为这样会降低公司整体的差旅控制水平。培训、与差旅员工进行有效的沟通和差旅审批制度是差旅政策能够执行下去的关键。

     

    总的来说,虽然大家的利益关注点是不同的,但是如果能够制订好一个有效的差旅政策,这个政策需要是可执行并且能够有利于差旅付费单位成本节约目标的,那么这样的政策就能够的到单位管理层的支持。得到支持的差旅政策,如果能够很好地传递给差旅人,让他们了解到实施这些差旅政策的目的是为了使企业运营更为有效,相信大部分的企业员工还是会支持的。差旅人支持差旅政策的执行,就有利于集中企业资源到主推的供应商那里,同时也有利于差旅经理和差旅管理公司收集相关数据,与差旅直接产品供应商谈判到更优惠的价格和更优质的服务,这样也可以满足差旅人对于差旅的舒适性和灵活性的目标。那么,有效的差旅管理项目就可以实现多方共赢的目标了,差旅管理市场的一系列问题也会得到极大改善。


    (注:原文有删减,完整版请看《商务奖励旅游》杂志0102月刊。未经允许,请勿转载或建立镜像,违者依法必究)

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